Het geven van een kerstpakket of relatiegeschenk in de decembermaand is altijd een mooi gebaar naar de werknemer of klant. Maar wist je dat relatiegeschenken aftrekbaar kunnen zijn? En dat ze voor je werknemers vallen binnen de WKR (Werk Kosten Regeling)?
Dat is mooi meegenomen!
In sommige gevallen is de btw van relatiegeschenken aftrekbaar als voorbelasting tijdens de omzetbelasting. Uiteraard zijn er wel regels aan verbonden en kun je de btw er niet zomaar aftrekken. En de WKR heeft een vrije ruimte tot 400.000 euro.
In dit artikel leggen we je precies uit wat het fiscale voordeel van relatiegeschenken en kerstpakketten is en hoe je hier gebruik van kunt maken.
Wat is een relatiegeschenk?
Misschien een overbodige vraag, maar tegelijkertijd key voor dit onderwerp. Een relatiegeschenk is kortgezegd een gift aan je bestaande relaties. Denk aan bestaande klanten en leveranciers. Je personeel valt hier niet onder. Bij het geven van een relatiegeschenk gaat het om een incidentele gift en dus niet om een structurele gift. Ook geschenken aan nieuwe klanten of instellingen worden niet gezien als relatiegeschenk.
Relatiegeschenken: btw terugvragen
Het is dus mogelijk om de BTW van je gegeven relatiegeschenken terug te vragen als voorbelasting. Maar je kunt niet zomaar iedereen btw-vrije relatiegeschenken geven. De btw-regels rondom relatiegeschenken zijn erg strikt. Bekijk dus goed de eisen die hierbij komen kijken. Vergeet ook niet in de boekhouding te vermelden dat het om een relatiegeschenk gaat.
Bij de aankoop van een relatiegeschenk betaal je altijd btw. Of je die later weer kunt terugvragen hangt af van twee zaken: wat voor geschenk het is en wat het totale jaarbedrag van geschenken per relatie is.
Wat voor geschenk moet het zijn?
Niet alle relatiegeschenken zijn aftrekbaar. Alleen als het geschenk gebruikt kan worden voor het werk, is het een acceptabel relatiegeschenk. De volgende regel is hierop van toepassing: ‘Als de ontvanger het geschenk zelf zou hebben gekocht, zou hij dan recht hebben op aftrek?’ Je kunt dus alleen de btw terugkrijgen van de Belastingdienst als je het product ook echt tijdens je werk gebruikt, een eigen bedrijf hebt of btw-ondernemer bent. Wanneer het antwoord op de bovenstaande vraag ‘nee’ is, is het niet mogelijk om de btw af te trekken.
Een gift voor medewerkers: hoe zit het met de WKR?
De Werkkostenregeling is een fiscaal beleid waarmee jij als bedrijf een deel van je totale fiscale loon als vergoedingen en voordelen kan aanbieden aan je team zonder dat je er belasting over hoeft te betalen. Dit deel noem je de “vrije ruimte”. Het gaat dan om allerlei vergoedingen zoals verjaardagscadeaus en kerstpakketten.
Is al het harde werk van jouw medewerkers is ook wel een presentje waardig? Dan is de werkkostenregeling dus iets waar je moet bij opletten. Bij het geven van cadeaus of kerstpakketten komt deze werkkostenregeling (WKR) kijken. Hierbij valt het presentje aan jouw werknemers onder het loon. Zelfs als het cadeau voordelig is voor thuis en dus niet voor gebruik op het werk. Het voordeel voor jou? Het is onbelast!
Hier zit echter wel een maximum aan.
Om enkele werkgeverslasten voor 2023 te verlagen en investeringen aantrekkelijk te maken wordt voor heel 2023 de Werkkostenregeling tijdelijk verruimd naar 3% tot een loonsom van €400.000.
Vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte €7.680. Dit zorgt ervoor dat werkgevers meer onbelaste vergoedingen kunnen geven aan werknemers. Bij 8 werknemers bijvoorbeeld die samen € 400.000 verdienen is een extra onbelaste vergoeding van € 650 per werknemer mogelijk.
De totale waarde van relatie- en kerstgeschenken: is de btw beperkt aftrekbaar?
Helaas zijn we nog niet door alle eisen heen. Naast het type geschenk, hangt de aftrekbaarheid van relatiegeschenken af van de waarde hiervan. Wanneer de totale kosten per persoon per jaar lager dan € 227 exclusief btw zijn, dan mag je de btw wel aftrekken (yes!). Dit geldt ook wanneer de ontvanger een particulier of een niet btw-ondernemer is. Kortom, wil jij gebruikmaken van relatiegeschenken met btw-aftrekbaarheid? Zorg dat de totale kosten niet meer dan €227 exclusief btw zijn. Dit geldt per relatie per jaar.
Zijn de kosten hoger dan €227? Dan moet je wel zorgen dat de ontvanger een ondernemer is, die veel baat heeft bij het geschenk voor het bedrijf. Zo kun je profiteren van fiscale voordelen en een waardevol cadeau geven.
Kortom: je kunt dus best een duurzaam relatiegeschenk vol plasticvrije en groene producten geven en daar de btw van terugkrijgen, als je maar onder de € 227 euro blijft.
Of kies een puur en eerlijk kerstpakket voor je medewerkers dat binnen de werkkostenregeling valt: dat wordt niet belast. Dat is goed nieuws toch? Wij van Zustainabox helpen je graag met het samenstellen van een uniek relatiegeschenk vol duurzame producten, zodat jij jouw relaties een blijk van waardering kunt geven.
Hoe zit het dan met de kaart en de verzendkosten?
De druk- en verzendkosten kunnen apart in rekening worden gebracht zodat deze kosten op een andere kostenplaats geboekt worden. Dit kan interessant zijn in verband met de verdeling van de interne budgetten. Maar de totale waarde van kerstpakketten die in de vrije ruimte vallen, moet wel inclusief de bijkomende verzendkosten worden berekend.
De kleine geschenkenregeling
Voor persoonlijke cadeautjes kan je ook gebruik maken van de kleine geschenkenregeling. je mag hiervan gebruik maken als je op grond van je persoonlijke relatie met een werknemer een cadeau geeft. Denk hierbij aan bloemen voor het trouwen van je werknemer. Dus niet voor secretaresse dag. Want de Belastingdienst heeft regels voor de kleine geschenkenregeling opgesteld:
- Je geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
- Je geeft een geschenk: geen geld, cadeaukaart of waardebon.
- De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.
Bij de kleine geschenkenregeling hoeft je geen rekening te houden met eventuele, op de factuur vermelde of apart gefactureerde verzendkosten. De verzendkosten tellen niet mee voor het maximumbedrag van € 25 en vallen ook niet in de vrije ruimte.